Una de las ventajas más claras de la implementación de la inteligencia artificial en el área de recursos humanos es la automatización de ciertas tareas repetitivas, permitiendo a los profesionales del departamento que puedan ocuparse de otros asuntos menos mecánicos y más centrados en actividades estratégicas
Entre estas tareas que se benefician notablemente por el uso de la IA está la gestión de las nóminas. Su utilización para lograr una mayor eficiencia, precisión y cumplimiento genera una menor tolerancia al error por parte de los empleados, los empleadores y las autoridades fiscales.
Desafíos que resuelve la IA
La gestión de nóminas es una labor crucial. Si no se lleva a cabo correctamente, puede producir una gran insatisfacción entre los trabajadores e incluso puede derivar en importantes sanciones económicas.
Si se trata de una compañía global que cuenta con empleados en diferentes países existe una dificultad añadida. La gestión de las nóminas puede implicar navegar por una compleja red de diferentes leyes fiscales, requisitos de compliance y también diferentes monedas.
Los sistemas de nóminas clásicos, en muchos casos anclados en procesos manuales, tratan de seguir el ritmo de los dinámicos cambios que se producen en las regulaciones fiscales de cada país.
La inteligencia artificial es una estupenda aliada para solventar todos estos escollos. Los algoritmos de aprendizaje automático son capaces de analizar datos históricos de nómina para predecir tendencias, fluctuaciones en los tipos de cambio y modificaciones en las leyes fiscales. Dicha capacidad predictiva no solo sirve para reducir errores, sino también para agilizar el procesamiento de las nóminas.
En definitiva, las herramientas de IA pueden aprender y actualizarse continuamente según las regulaciones fiscales y financieras de distintos países.
Otras ventajas
Estos sistemas pueden respaldar los procesos de entrada y validación de los datos en la nómina e incluso llevar a cabo verificaciones preliminares de validación, lo que ahorra a los equipos mucho tiempo.
La automatización de los pagos a los empleados a final de mes es otra ventaja más que evidente del uso de la inteligencia artificial.
La IA también puede analizar grandes volúmenes de datos de nóminas para extraer información y tendencias procesables, permitiendo a los profesionales de RR.HH y finanzas tomar decisiones data-driven relacionadas con la gestión de la fuerza laboral, las estrategias de compensación y el desempeño organizacional.
En un artículo publicado en HRMagazine, Vickie Graham, directora de desarrollo empresarial del Chartered Institute of Payroll Professionals, comenta que “la información a la que tiene acceso la nómina puede tener un impacto real en la toma de decisiones". Así, pone como ejemplo que se podrá pronosticar "cuál sería el impacto si se aumentara la plantilla en un X% en términos de gasto en aspectos como impuestos, seguro nacional e incorporación".
Por otro lado, los sistemas automatizados tienen la facilidad de identificar patrones o anomalías. Así, de manera muy sencilla podrían encontrar errores e incluso actividades fraudulentas.
Asimismo, la inteligencia artificial ofrece múltiples ventajas para la plantilla en cuanto a la gestión de las nóminas. Puede proporcionar a los trabajadores informes personalizados, información sobre su compensación e incluso modelos salariales predictivos basados en métricas de desempeño.
Si además se utiliza un chatbot o asistente virtual que pueda ofrecer asistencia en tiempo real a las consultas de los empleados referentes a las nóminas, se mejorará su satisfacción y también se reducirá la carga de trabajo del departamento de RR.HH.
Riesgos del uso de la IA para la gestión de nóminas
La dependencia absoluta de la tecnología por parte de una compañía para la gestión de nóminas puede tener efectos devastadores si se dan problemas técnicos o tiempos de inactividad en un software. Por ello, se recomienda hacer backups y tener un plan B para recurrir a otros sistemas.
Por otro lado, dada la naturaleza personal y sensible de los datos personales que se utilizan para elaborar una nómina, es necesario que esta adopción de la inteligencia artificial se equilibre con la gestión de riesgos.
La privacidad y seguridad deben estar siempre presentes en los equipos de RR.HH y finanzas para evitar filtraciones de datos y el posible uso indebido de dicha información. Las organizaciones deben implementar medidas sólidas de ciberseguridad para protegerla.
Además, pese a que las herramientas de IA son cada vez más precisas, pueden cometer errores, especialmente si los algoritmos no están entrenados adecuadamente. Así, se recomienda que siempre haya una persona validando sus resultados, garantizando que los cálculos y el procesamiento de las nóminas son correctos.
Por último, no se puede obviar que los sistemas de IA pueden heredar sesgos de los datos con los que han sido entrenados, lo que podría llevar a decisiones sesgadas en los cálculos de las nóminas. Aquí podrían darse tratos desiguales e incurrir en prácticas con implicaciones éticas y legales.