Uno de los grandes desafíos para los departamentos de Recursos Humanos es la gestión de la comunicación interna. Obviamente, esta puede resultar una labor titánica cuando se trata de una compañía en la que hay miles de empleados o en la que es necesario comunicarse con plantillas que se encuentren en distintas delegaciones o países.
En estos casos es especialmente importante que haya cierta estandarización y procesos definidos para que estas tareas no se tornen caóticas.
Aquí la inteligencia artificial proporciona 'superpoderes' a los técnicos de RR.HH de múltiples maneras. En este artículo vamos a explorar algunas de ellas.
Chatbots como asistentes de incorporación
Cuando un empleado se incorpora a una empresa, sobre todo cuando se trata de una gran organización, tiene que aprender a moverse en la misma, cumplir con las normas y conocer sus metas, proyectos y objetivos.
Los chatbots de uso interno pueden ayudar a los recién incorporados a dar sus primeros pasos. Suponen una herramienta idónea para que estos resuelvan sus dudas o inquietudes si son tímidos o no quieren 'molestar' al departamento de RR.HH.
En cualquier caso, no deben ser algo excluyente que deje de lado el toque humano, sino simplemente un apoyo. Al empezar en un nuevo trabajo no hay nada más reconfortante que sentirse acogido por una persona con cierto conocimiento o experiencia que nos dedique tiempo y atención.
No obstante, un chatbot puede ser una forma ágil de resolver dudas respecto a procedimientos, tareas, localización e incluso funciones y responsabilidades del puesto que se empieza a cubrir.
Asistentes virtuales de empleados
Esta funcionalidad también puede mantenerse en el tiempo. Las empresas pueden brindar un chatbot a sus plantillas por si quieren hacer una pregunta y recibir respuestas inmediatas. Esto logra que, en definitiva, el flujo de trabajo sea más fluido.
Por ejemplo, si un empleado está atendiendo a un cliente y necesita una información esencial, en lugar de retrasarse al tener que enviar un email o hacer una llamada, mediante esta herramienta puede también dar soluciones instantáneas.
Por otro lado, las empresas pueden utilizar IA para crear y gestionar bases de conocimiento internas. Esto facilita el acceso a información relevante para los empleados y puede reducir la dependencia de los equipos de soporte o RR.HH para resolver consultas simples.
Los trabajadores ya no tendrán que navegar entre decenas de carpetas o correos electrónicos para buscar información importante. Bastará con que se lo pregunten a su asistente virtual.
Gestión de permisos y tiempo libre
Existen numerosas herramientas dotadas de inteligencia artificial que ayudan a los departamentos de RR.HH a organizar turnos, vacaciones, días libres, etc.
Clásicamente, en las grandes corporaciones la aprobación de unos días de vacaciones puede demorarse mucho al tener que pasar por varias personas de la cadena de mando y entrar en procesos tediosos.
Las cosas cambian notablemente cuando se usa una IA para la gestión de los permisos y el tiempo libre. Con unos pocos comandos estos sistemas pueden comprobar cómo está el calendario, informar a los equipos y comenzar una solicitud, haciendo que todo el proceso resulte mucho más sencillo y ágil.
Creación de publicaciones y newsletters
Muchas empresas cuentan con revistas internas o boletines para dar a conocer la actualidad y las novedades más relevantes de una organización.
Las IAs generativas son un apoyo fundamental para la generación de contenido en estos casos, sirviendo como asistentes en la redacción de noticias, correctores, traductores, etc. Además, los departamentos de RR.HH pueden usar otras IAs para la generación de las imágenes que acompañen el texto.
Por otro lado, si se combina con un buzón de sugerencias donde los empleados indiquen qué cosas les gustaría leer en la revista o la newsletter corporativa, IAs como ChatGPT pueden analizar las peticiones y ofrecer sugerencias de contenidos ad hoc.
Pero los técnicos de personal también pueden ir más allá y utilizar otras IAs más avanzadas para ayudarlos a hacer podcasts, vídeos corporativos, locuciones, etc.
Soporte multilingüe
La naturaleza 'políglota' de ChatGPT y otras inteligencias artificiales generativas de texto es una gran aliada para romper barreras en una organización, sobre todo en multinacionales.
La IA de OpenAI puede facilitar conversaciones en varios idiomas. Los empleados de distintas regiones tienen así la facilidad para colaborar sin problemas. Esto promueve la comprensión intercultural y contribuye a una mayor cohesión.
Análisis de sentimientos en encuestas
Por último, la inteligencia artificial generativa tiene la capacidad de utilizarse para analizar las emociones o estados emocionales que subyacen detrás de los comentarios y sugerencias que dejan los empleados.
Esto permite a los equipos de Recursos Humanos identificar áreas de mejora en la comunicación interna y abordar preocupaciones antes de que se conviertan en problemas mayores.