En pocos años Factorial ha pasado a ser una de las startups españolas más valoradas y una de las soluciones de recursos humanos más utilizadas en las organizaciones de pequeño y mediano tamaño, con decenas de miles de clientes de todo el mundo.
La compañía también fue abriéndose a la inteligencia artificial y, actualmente, es una pata muy importante de su negocio. Pronto, lo será más.
Hemos podido hablar con Amanda Maireles, Head of People de la compañía, quien ha compartido con Neosmart cómo ha sido esta integración y cómo utilizan la IA sus propios trabajadores internamente.
En Neosmart somos clientes de Factorial, así que nos interesa tanto la perspectiva de mercado como la de usuarios. Lo primero que te queremos preguntar es qué cosas se pueden hacer con Factorial AI. Sabemos que son unas cuantas, pero ¿puedes mencionar las más importantes?
Nosotros a nivel de inteligencia artificial las dos áreas que tenemos más explotadas son, por un lado, la parte de talent acquisition y, por el otro, la de performance review.
Respecto a la primera parte en nuestro ATS, donde creamos la oferta y nos entran los candidatos, el papel que tiene la IA es de la revisión del perfil del candidato. Una vez revisado te dice si es acorde con la oferta que has publicado o no. Eso te facilita filtrar mucho, porque lo categoriza también por colores y te indica cuáles son los primeros currículums que debes revisar.
En nuestros procesos contamos con una persona de talent acquisition y otra de hiring manager y ambas tienen que tomar una serie de notas para evaluar la adecuación del candidato a la oferta. Esta es la segunda área donde se está desarrollando la IA en el ATS. Dichas mejoras aún no están disponibles, pero las vamos a implementar próximamente.
La segunda parte donde usamos la IA es en el proceso de performance review. Aquí en Factorial somos muy dinámicos y cada 3 meses abrimos el proceso de performance review, donde generamos una especie de encuesta en la que la persona se autoevalúa y evalúa a su manager. Obviamente, está el lado contrario donde el manager evalúa a su individual contributor. Las preguntas de ambos lados se asemejan, así que la IA 'matchea' viendo lo que ha contestado cada uno y ve si están 'alineados' con lo que están diciendo y el por qué.
Lo segundo que hace la IA en este caso es ver cuáles son las líneas de acción para el siguiente trimestre, es decir, en qué pueden trabajar tanto el individual contributor como el manager para mejorar la siguiente performance review.
¿La plantilla de Factorial usa alguna inteligencia artificial internamente y para qué cosas?
Somos una empresa bastante grande que actualmente tiene 900 empleados. Obviamente, nosotros usamos Factorial de manera interna. Pero también usamos otras cosas.
Para el tema de talent acquisition utilizamos una herramienta externa que es LinkedIn porque reclutamos una media de 60 o 70 personas al mes y LinkedIn es donde nos entran el 99% de los candidatos. Ya sabes que LinkedIn dispone de elementos de IA para el tema de filtraje, para búsqueda de candidatos, etc.
En talent development utilizamos herramientas externas más de apoyo a temas formativos. Por ejemplo, tenemos GoodHabitz, que es una empresa que nos hace formaciones en aspectos de liderazgo para los managers. También está Sana Labs, nuestra LMS de uso interno. Ellos utilizan IA, pueden transformarlo en un PowerPoint, te lo hace interactivo con gamificación, etc.
Desde administración de personal contamos con a3innuva, que al final es el programa de nóminas que tenemos externamente, y otra cosa que usamos es Airtable. Al final necesitamos un sistema de ticketing porque al final tenemos muchas peticiones de todos los empleados y contestarlas al momento a través de Slack se hace complicado porque son muchos. Como es verdad que ahora Factorial no tiene un sistema de formularios para que el empleado me haga una pregunta nos servimos de su sistema de ticketing.
El resto lo hacemos absolutamente todo con Factorial.
¿Tenéis algún tipo de chatbot o estáis pensando en implementarlo para vuestro uso interno?
Sí, lo están desarrollando. Actualmente, cuando entras en Factorial en la parte inferior derecha sí que contamos con una especie de botón de ayuda en el que pone Hablemos. Esto te dirige al equipo de CX (customer experience) o al equipo de producto. Este último departamento está trabajando en lo que tú dices, en una conversación que estará automatizada directamente con la IA.
Cambiando un poco de tercio... ¿Qué supuso la llegada de la parte de Factorial AI a Factorial como negocio?
Yo te puedo ofrecer mi visión particular. Para darte un poco de contexto yo venía del mundo multinacional, de empresas muy grandes. Para que te hagas una idea yo estuve en una compañía de 2.500 empleados y en el equipo de RR.HH todo lo hacíamos en papel. Recuerdo tener armarios archivadores detrás de mí, obviamente cerrados con llave, donde tenías tu carpeta con tu currículum, los cursos que habías hecho, etc... También teníamos la impresora al lado, porque todo se imprimía.
Yo llegué a Factorial después de 5 años en aquella empresa y me encontré con que nada se hace en papel. Casi ni se usa la impresora. Creo que hay una en una planta, que utilizamos para alguna documentación fundamental que se entrega en el caso de despidos, pero todo lo hacemos a través de la plataforma de Factorial.
Por un lado te permite automatizar muchísimo los procesos con el apartado de workflows. Yo tengo automatizado el proceso de onboarding y para nosotros resulta muy fácil porque 'onbordeamos' mucho. Es muy práctico, porque tienes toda la documentación y te avisa del check y de que ya está listo. Te ahorra muchísimo tiempo a nivel de procesos.
Otra cosa que considero de las más importantes de Factorial es que RR.HH se desprende de ser un poco el equipo de control y se convierte en un equipo mucho más de apoyo en el área de talent development. Es decir, yo tengo muchas más personas trabajando en el equipo de engagement y de talent development, que en ops. Al estar todo automatizado podemos centrarnos en lo verdaderamente importante, que es si una persona se desarrolla bien, en cómo puedo ayudarla, cómo puedo echarle una mano para crecer, cómo puedo centrarme en su estado de ánimo, cómo puedo hacerle mejorar... También le da mucha libertad y poder a los managers.
¿Cómo vinculáis Factorial con soluciones como ChatGPT, Copilot de Microsoft, etc?
Dentro de Factorial disponemos de un equipo que se encarga de hacer integraciones. No solo con ChatGPT o Copilot, sino de todos los niveles. Tenemos integraciones de accesos y espacios como Okta, de beneficios como Alan, Cobee o Doctor Chat, en temas de nóminas tenemos A3...
Nuestro equipo de integraciones trabaja con cada una de las empresas para que puedas acceder directamente a las herramientas dentro de Factorial.
¿Cómo preparáis a vuestra plantilla ante la llegada de la IA y también al equipo de dirección?
Al ser una empresa tecnológica no tenemos muchos problemas en este sentido. Nuestro equipo de ingeniería, que actualmente son unos 190, son bastante jóvenes. Para que te pongas en situación la media de edad de los empleados de Factorial es de 28 años. No son personas que no estén acostumbradas a trabajar con las nuevas tecnologías, sino al revés. Es un equipo que siempre está como a la vanguardia de esto por la tipología de empresa en la que estamos.
Cuando salió ChatGPT ya hubo un equipo en exclusiva de ingeniería que mostró interés y se formó conjuntamente para poder diseñar luego estas mejoras dentro de Factorial. Obviamente, los preparamos a través de formación.
En cuanto al equipo directivo tampoco ha habido mucho problema, ya que tanto Jordi (Romero) como Bernat (Farrero) son personas muy puestas en nuevas tecnologías, así como en nuevas empresas y apostando siempre por el talento. Todo management lo recibimos con los brazos abiertos. Es más, al revés. Es en plan "corre, que tenemos que estar a la vanguardia de esto".
Aunque diseñamos la estrategia conjuntamente, el equipo de IA se encarga de decirnos "oye, ahora tenemos que ir por este lado, porque nos va a traer esta revenue y es importante que vayamos por aquí". Luego nosotros llevamos a cabo una revisión de esto y hacemos un check de hacia dónde vamos.
¿Qué impacto esperáis que tenga este conjunto de tecnologías, sobre todo de las IAs generativas, en vuestro producto? ¿Ha cambiado de alguna manera la forma en la que va a evolucionar vuestra solución?
Sí. Al final lo que hemos hecho con la inteligencia artificial es -en lugar de pensar que nos va a quitar trabajo o dejarnos llevar por el miedo- pensar que nos va a ayudar porque automatiza muchas cosas. A la hora de generar descripciones para puestos de trabajo la IA te aligera mucho ese proceso, te lo hace prácticamente entero.
Eso no significa que la IA sea perfecta, porque recopila datos de muchos años anteriores y muestra ciertos sesgos que ahora no podemos eliminar. Luego estamos por detrás revisando que está OK, pero, obviamente, esto para nosotros va a ser la vanguardia y lo vamos a integrar en todas las soluciones para facilitar aún más los procesos que hay actualmente en Factorial.
Respecto a los sesgos ¿Disponéis de algún tipo de política para que las empresas cumplan con las nuevas normativas como el AI Act y no caigan en la discriminación?
Sí, obviamente. Es verdad que yo no te puedo ser explícita en la explicación del producto respecto a eso, pero sé que han estado trabajando bastante en ello. Tenemos un equipo de legal que se encarga, entre otras cosas, de revisar esto y que no haya problemas en este aspecto.
Imagínate que la IA ve que no hay un match y que el desarrollo de un empleado no es bueno y te dice que lo mejor es que lo despidas. Puede pasar. Así que se ha trabajado muchísimo en esto, aunque no te puedo explicar el trasfondo de esto porque no estuve ahí metida. Lo primordial que hicieron fue introducir una serie de códigos para capar ciertas cosas y cumplir con la normativa.
Ten en cuenta que en Factorial la prueba piloto se hace con nosotros y luego se lanza, pero antes de lanzarlo ya se hizo ese trabajo para que no sucediera. El departamento de legal colabora con el de producto precisamente para esto.
¿Además de en el departamento de RR.HH usáis la IA en otros departamentos a nivel interno?
Otros equipos como el de Ops de Sales probablemente lo usen para la business intelligence. Pero es verdad que no te puedo decir exactamente si ellos utilizan algún tipo de plataforma donde la IA les ayude a la automatización. Quizás sí, pero no quiero mojarme en decirte algo que luego no sea realidad.
Hay muchas startups que últimamente se ponen la etiqueta de que usan IA e incluso esto viene impulsado por los inversores. ¿Qué opinión os merece este 'AI washing'? ¿Cómo lo veis a nivel de competencia?
Voy a citar a mi abuelo que decía mucho esta frase: "El camino se demuestra andando". Es verdad que hay muchas empresas, sobre todo en las tecnológicas, que se ponen este sello. Eso les puede permitir vender en un inicio, pero para nosotros en Factorial lo importante no es vender, sino retener.
Yo te podría haber dicho que usamos la IA para un montón de cosas, pero no es verdad. Ahora lo utilizamos para dos cosas y estamos mejorando para implementarla en más. Creo que lo más importante para nosotros es vender una verdad y una transparencia.
Hace año y medio recibimos una gran financiación y por ello no estamos en necesidad tampoco de tenernos que 'sobrevender' porque necesitemos más fondos. Ahora mismo estamos en un momento de estabilización para poder llegar al break even y no nos hace falta.
Como te digo, no lo vemos como una amenaza sino como algo que a corto plazo tiene una muerte anunciada, por así decirlo.
Amanda, la última pregunta que quería hacerte es cómo veis el futuro de la IA y los RR.HH.
Yo, como te he dicho antes, creo que el problema de RR.HH es que era un trabajo supermegamanual. La IA va a ayudar a automatizar muy mucho, a facilitar procesos de nómina, de onboarding, de talent... Obviamente habrá muchas personas que lo vean como una amenaza, pero yo creo que a RR.HH nos va a servir para poder aportar ese valor como personas. Obviamente, estoy deseando que automaticen muchas cosas con la IA para que me quiten más trabajo.
