Em apenas alguns anos, a Factorial se tornou uma das startups espanholas mais valorizadas e uma das soluções de RH mais usadas em organizações de pequeno e médio porte, com dezenas de milhares de clientes em todo o mundo.
O empresa também está se abrindo para a inteligência artificial e agora ela é uma parte muito importante de seus negócios. Em breve, isso se tornará ainda mais importante.
Conversamos com Amanda Maireles, diretora de pessoas da empresa, que compartilhou com Neosmart como tem sido essa integração e como seus próprios funcionários usam a IA internamente.
Na Neosmart, somos clientes da Factorial, portanto, estamos interessados tanto na perspectiva do mercado quanto na do usuário. A primeira coisa que gostaríamos de perguntar é o que pode ser feito com a IA da Factorial. Sabemos que há várias, mas você pode mencionar as mais importantes?
Em termos de inteligência artificial, as duas áreas que mais exploramos são, por um lado, a aquisição de talentos e, por outro, a avaliação de desempenho.
Com relação à primeira parte de nosso ATS, em que criamos a oferta e os candidatos entram, a função da IA é analisar o perfil do candidato. Depois de analisar o perfil, ela informa se ele está de acordo com a oferta que você publicou ou não. Isso facilita muito a filtragem, pois também categoriza por cor e informa quais CVs devem ser analisados primeiro.
From zero to Hero with ChatGPT
Em nossos processos, temos uma pessoa de aquisição de talentos e um gerente de contratação, e ambos precisam fazer uma série de anotações para avaliar a adequação do candidato à oferta. Essa é a segunda área em que a IA está sendo desenvolvida no ATS. Essas melhorias ainda não estão disponíveis, mas vamos implementá-las em breve.
A segunda parte em que usamos a IA é no processo de avaliação de desempenho. Aqui na Factorial somos muito dinâmicos e, a cada três meses, abrimos o processo de avaliação de desempenho, no qual geramos uma espécie de pesquisa em que a pessoa se autoavalia e avalia seu gerente. Obviamente, há o lado oposto, em que o gerente avalia seu colaborador individual. As perguntas de ambos os lados são semelhantes, de modo que a IA "combina", analisando o que cada pessoa respondeu e verificando se ela está "alinhada" com o que está dizendo e por quê.
A segunda coisa que a IA faz nesse caso é ver quais são os itens de ação para o próximo trimestre, ou seja, no que o colaborador individual e o gerente podem trabalhar para melhorar a próxima avaliação de desempenho.
A equipe da Factorial usa alguma inteligência artificial internamente e para quais coisas?
Somos uma empresa bastante grande, que atualmente tem 900 funcionários. Obviamente, usamos a Factorial internamente. Mas também usamos outras coisas.
Para a aquisição de talentos, usamos uma ferramenta externa, que é o LinkedIn, porque recrutamos uma média de 60 ou 70 pessoas por mês e é pelo LinkedIn que 99% dos candidatos chegam. Você sabe que o LinkedIn tem elementos de IA para filtragem, busca de candidatos, etc.
No desenvolvimento de talentos, usamos ferramentas externas para apoiar o treinamento. Por exemplo, temos a GoodHabitz, que é uma empresa que oferece treinamento de liderança para gerentes. Há também a Sana Labs, nosso LMS para uso interno. Eles usam IA, podem transformá-lo em um PowerPoint, tornam-no interativo com gamificação, etc.
Na administração de pessoal, temos o a3innuva, que é o programa de folha de pagamento que temos externamente, e outra coisa que usamos é o Airtable. No final das contas, precisamos de um sistema de emissão de tíquetes porque temos muitas solicitações de todos os funcionários e respondê-las no momento pelo Slack é complicado porque são muitas. Como é verdade que a Factorial não tem um sistema de formulários para os funcionários fazerem perguntas, usamos o sistema de tíquetes deles.
O restante, fazemos absolutamente tudo com a Factorial.
Vocês têm algum tipo de chatbot ou estão pensando em implementá-lo para uso interno?
Sim, eles estão desenvolvendo. Atualmente, quando você acessa a Factorial, no canto inferior direito, temos uma espécie de botão de ajuda que diz Let's talk (Vamos conversar). Isso o direciona para a equipe de CX (experiência do cliente) ou para a equipe de produtos. Este último departamento está trabalhando no que você diz, em uma conversa que será automatizada diretamente com a IA.
Trocando um pouco de marcha... O que a chegada da parte de IA da Factorial significou para a Factorial como empresa?
Posso lhe oferecer minha visão particular. Para dar um pouco de contexto, eu vim do mundo multinacional, de empresas muito grandes. Para se ter uma ideia, eu estava em uma empresa com 2.500 funcionários e, na equipe de RH, fazíamos tudo em papel. Lembro-me de ter armários de arquivo atrás de mim, obviamente trancados, onde você tinha sua pasta com seu currículo, os cursos que havia feito, etc... Também tínhamos a impressora ao lado, porque tudo era impresso.
Cheguei à Factorial depois de 5 anos nessa empresa e descobri que nada é feito em papel. A impressora quase não é usada. Acho que há uma em uma fábrica, que usamos para alguma documentação fundamental que é entregue no caso de demissões, mas fazemos tudo por meio da plataforma da Factorial.
Por um lado, ela permite automatizar muitos processos com a seção de fluxos de trabalho. Eu automatizei o processo de integração e isso é muito fácil para nós, pois fazemos muitas integrações. É muito prático, porque você tem toda a documentação e ele o notifica sobre a verificação e que ela está pronta. Isso economiza muito tempo em termos de processos.
Outra coisa que considero uma das mais importantes na Factorial é que o RH deixou de ser uma equipe um pouco controladora e se tornou uma equipe muito mais solidária na área de desenvolvimento de talentos. Em outras palavras, tenho muito mais pessoas trabalhando na equipe de engajamento e desenvolvimento de talentos do que na equipe de operações. Como tudo é automatizado, podemos nos concentrar no que é realmente importante, que é se uma pessoa está se desenvolvendo bem, como posso ajudá-la, como posso ajudá-la a crescer, como posso me concentrar em seu estado de espírito, como posso fazê-la melhorar? Isso também dá muita liberdade e poder aos gerentes.
Como você vincula a Factorial a soluções como ChatGPT, Microsoft Copilot, etc.?
Dentro da Factorial, temos uma equipe que é responsável pelas integrações. Não apenas com o ChatGPT ou o Copilot, mas em todos os níveis. Temos integrações de acessos e espaços como o Okta, de benefícios como Alan, Cobee ou Doctor Chat, em termos de folha de pagamento temos o A3...
Nossa equipe de integrações trabalha com cada uma das empresas para que você possa acessar diretamente as ferramentas dentro da Factorial.
Como vocês preparam seus funcionários para a chegada da IA e também a equipe de gerenciamento?
Por sermos uma empresa de tecnologia, não temos muitos problemas nesse sentido. Nossa equipe de engenharia, que atualmente conta com cerca de 190 pessoas, é bastante jovem. Para se ter uma ideia, a idade média dos funcionários da Factorial é de 28 anos. Eles não são pessoas que não estão acostumadas a trabalhar com novas tecnologias, mas sim o contrário. É uma equipe que está sempre na vanguarda disso, devido ao tipo de empresa que somos.
Quando o ChatGPT foi lançado, já havia uma equipe de engenharia exclusiva que demonstrou interesse e se uniu para poder projetar essas melhorias na Factorial. Obviamente, nós os preparamos por meio de treinamento.
Quanto à equipe de gerenciamento, também não houve muito problema, pois tanto Jordi (Romero) quanto Bernat (Farrero) são pessoas que conhecem bem as novas tecnologias, bem como as novas empresas, e estão sempre comprometidas com o talento. Recebemos todos os gerentes de braços abertos. Na verdade, é o contrário. É como se disséssemos "corra, temos que estar na vanguarda disso".
Embora elaboremos a estratégia juntos, a equipe de IA é responsável por nos dizer "ei, agora temos que seguir esse caminho, porque isso vai nos trazer essa receita e é importante que sigamos esse caminho". Em seguida, fazemos uma revisão disso e verificamos para onde estamos indo.
Que impacto você espera que esse conjunto de tecnologias, especialmente as IAs generativas, tenha sobre seu produto? Isso mudou de alguma forma a maneira como sua solução evoluirá? Sim.
Sim. No final, o que fizemos com a inteligência artificial foi - em vez de pensar que ela vai nos tirar o trabalho ou nos deixar levar pelo medo - pensar que ela vai nos ajudar porque automatiza muitas coisas. Quando se trata de gerar descrições de cargos, a IA torna esse processo muito mais fácil e o faz praticamente em sua totalidade.
Isso não significa que a IA seja perfeita, porque ela coleta dados de muitos anos atrás e mostra certos vieses que não podemos eliminar agora. Em seguida, estamos verificando nos bastidores se está tudo certo, mas, obviamente, essa será a nossa vanguarda e vamos integrá-la a todas as soluções para facilitar ainda mais os processos que estão em vigor na Factorial.
Com relação ao preconceito, vocês têm algum tipo de política para que as empresas cumpram as novas regulamentações, como a Lei de IA, e não caiam em discriminação?
Sim, obviamente. É verdade que não posso ser explícito sobre isso na explicação do produto, mas sei que eles têm trabalhado bastante nisso. Temos uma equipe jurídica que está encarregada, entre outras coisas, de verificar isso e que não há problemas nesse aspecto.
Imagine que a IA veja que não há correspondência e que o desenvolvimento de um funcionário não é bom e lhe diga que a melhor coisa a fazer é demiti-lo. Isso pode acontecer. Isso pode acontecer. Portanto, muito trabalho foi feito nesse sentido, embora eu não possa lhe contar o histórico disso porque não estava lá. A principal coisa que eles fizeram foi introduzir uma série de códigos para limitar certas coisas e cumprir os regulamentos.
Lembre-se de que na Factorial o teste piloto é feito conosco e depois é lançado, mas antes do lançamento, esse trabalho foi feito para que isso não acontecesse. O departamento jurídico colabora com o departamento de produtos justamente para isso.
Além do departamento de RH, vocês usam IA em outros departamentos internamente?
Outras equipes, como Ops em Vendas, provavelmente a utilizam para inteligência comercial. Mas é verdade que não posso lhe dizer exatamente se eles usam algum tipo de plataforma em que a IA os ajuda com a automação. Talvez sim, mas não quero me envolver em dizer a você algo que pode não ser verdade.
Mastering Copilot for business efficiency
Hoje em dia, muitas startups estão se autodenominando como empresas que usam IA, e até mesmo isso é impulsionado por investidores. O que você acha dessa "lavagem de IA"? Como você a vê em termos de concorrência?
Vou citar meu avô, que costumava dizer esta frase: "Você pode provar isso andando". É verdade que há muitas empresas, especialmente no setor de tecnologia, que colocam esse selo em si mesmas. Isso pode permitir que elas vendam no início, mas para nós da Factorial o importante não é vender, mas reter.
Eu poderia ter dito a você que usamos IA para muitas coisas, mas isso não é verdade. Agora a usamos para duas coisas e estamos melhorando para implementá-la em outras. Acho que o mais importante para nós é vender a verdade e a transparência.
Há um ano e meio, recebemos muitos recursos e, portanto, não precisamos nos "exagerar" porque precisamos de mais recursos. No momento, estamos em um momento de estabilização para podermos atingir o ponto de equilíbrio e não precisamos disso.
Como eu disse, não vemos isso como uma ameaça, mas como algo que, no curto prazo, tem uma morte anunciada, por assim dizer.
Amanda, a última pergunta que gostaria de fazer é como você vê o futuro da IA e do RH?
Como eu disse antes, acho que o problema do RH é que ele era um trabalho supermegamanual. A IA vai ajudar a automatizar muita coisa, facilitar a folha de pagamento, a integração, os processos de talentos.... Obviamente, haverá muitas pessoas que a verão como uma ameaça, mas acho que ela nos ajudará, no RH, a fornecer esse valor como pessoas. Obviamente, mal posso esperar para que eles automatizem muitas coisas com IA, para que possam tirar mais trabalho de mim.
